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Un seminaire pour se reunir

Un séminaire pour se réunir

Lorsque vous gérez ou dirigez une ou plusieurs équipes de collaborateurs, il est important pour l'activité de l'entreprise qu'ils restent motivés et intéressés à leur travail. Comment s'assurer alors que la motivation reste intacte tout au long de l'année, que les salariés aient une culture d'entreprise commune, qu'ils aient tous le même niveau d'information et qu'ils se sentent appartenir à une même et grande équipe ? L'organisation régulière de séminaires internes, ou même ouverts à l'extérieur est l'une des solutions. Organiser un séminaire pour se réunir est l'occasion de réunir ses salariés autour d'un thème commun, fédérateur, qui associera information ou formation, et motivation des troupes.

 

Fournir une information globale et commune

Les performances de vos équipes dépendent naturellement de leurs compétences, et également beaucoup de leur motivation. Les réunir au sein d'un séminaire est une occasion unique d'échanger des informations concernant l'entreprise, mais également concernant les différents travaux et projets réalisés par les équipes. A cette occasion, une présentation de l'entreprise et de son organisation peut être faite aux nouveaux embauchés, une présentation des résultats de l'année et une prévision de l'activité pour l'année à venir peuvent être exposées. C'est également le moment de présenter les nouveaux produits, la ou les équipes qui les ont développés, la clientèle cible et les moyens de commercialisation… Le fait de faire la démonstration d'un produit le rendra plus « réel » à ceux qui travaillent dessus, sur ses concepts et ses fonctionnalités, mais sans jamais le manipuler en situation. Le fait que tout le monde soit réuni et ait le même niveau d'information et une vision globale de l'activité de la société contribuera à forger un esprit d'équipe.

 

Favoriser le travail collaboratif

Les différentes équipes peuvent également présenter leurs travaux, les produits qu'ils développent et la façon dont ils travaillent. Cela évite le cloisonnement naturel et classique qui se met souvent en place entre les différents services d'une entreprise. De cette façon, tout le monde sait ce que fait son voisin, comprend mieux les différents projets et leurs implications, et a un aperçu des connaissances et des compétences présentes et disponibles au sein de la société. Les interactions entre les différents projets en sont ainsi facilitées. Réunir ainsi toutes ces connaissances parfois hétérogènes favorisera le travail collaboratif entre les équipes et les services. Les salariés et les responsables d'équipes prennent ainsi conscience qu'il ne s'agit pas d'une compétition entre eux. On sort alors de l'individualisme, et tout en conservant son autonomie, et on gagne en performance et en productivité.

 

Réunir et motiver ses équipes

Le séminaire est également l'occasion pour un responsable d'équipe de réunir ses troupes afin de leur fixer des objectifs clairs et réalisables, tout en mettant en avant les succès. C'est le moment de ressouder l'équipe, voire d'y intégrer les nouveaux, d'amener une ou plusieurs formations nécessaires, et d'apporter à tous la motivation qui permettra d'avancer dans la bonne direction.

 

Une organisation efficace pour réunir tout le monde

Pour commencer, il faut définir clairement l'objectif du séminaire. Un but trop flou ou trop ambitieux risque de brouiller le message que l'on souhaite faire passer. Mieux vaut organiser plusieurs petits séminaires ciblés qu'un seul « fourre-tout ». Le jour et les horaires sont également importants. Souvent, les mardis et jeudis sont privilégiés car ils laissent notamment au moins une journée avant et après le séminaire pour permettre aux participants éloignés géographiquement de se déplacer. Les horaires sont importants pour les mêmes raisons, mais aussi parce que des sessions trop longues ne feront que fatiguer les participants et au final les démotiver, exactement l'inverse de ce qui est recherché. Le choix du lieu dans lequel les participants vont se réunir est primordial. Il doit naturellement être suffisamment grand pour accueillir tous les participants. Il sera également le symbole de cette réunion. Si la société possède des locaux suffisamment spacieux pour accueillir le séminaire, cela maintiendra l'esprit d'entreprise. Mais mieux vaut éviter les salles de réunion classiques si l'on veut faire de cet événement un moment exceptionnel. Si le séminaire doit être organisé à l'extérieur, la salle des fêtes du coin n'aura pas le même impact sur les participants que le hall prestigieux d'un grand hôtel par exemple. Il est important de choisir un lieu en adéquation avec l'image que l'on souhaite donner de la société. Le confort des participants passe par la qualité des sièges, la lumière, la sonorisation, les boissons et viennoiseries mises à disposition… Gardons également en tête qu'un séminaire original et bien organisé restera dans les esprits, tout comme les messages qui seront passés à cette occasion.

 

Faire appel à un prestataire extérieur pour l'organisation d'un séminaire pour se réunir

La charge de travail pour l'organisation d'un séminaire n'est pas négligeable. Eviter l'implication trop importante des équipes dans la gestion de l'organisation matérielle du séminaire leur permettra de se concentrer sur son contenu. Il peut alors être intéressant de faire appel à une société extérieure spécialisée dans l'organisation de séminaire, qui se chargera de toute la gestion.

 

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